Senin (4/5) siang, Perpustakaan Pusat UGM bekerja sama dengan Perpustakaan Fisipol UGM mengadakan sosialisasi kebijakkan baru terkait sistem Unggah Mandiri baik skripsi dan tesis. Acara yang bertempat di ruang BA 109 ini, merupakan bagian dari proses pengenalan mengenai kebijakkan baru milik Perpustakaan Pusat UGM yang dikeluarkan khusus pelaporan karya akhir mahasiswa.Kegiatan sosialisasi ini menghadirkan Ide Yunianto, S.Si, staf Bidang Pengembangan Sistem dan Aplikasi Perpustakaan Pusat UGM sebagai pemateri sosialisasi.
Menurut Yunianto, kebijakkan Unggah Mandiri ini hadir sebagai upaya mengefektifkan serta mengefisiensikan kegiatan pelaporan karya hasil akhir mahasiswa sebagai salah satu syarat untuk wisuda. Selain itu, sebagai antisipasi akibat dari penumpukan berkas pelaporan pada waktu-waktu tertentu seperti saat menjelang wisuda. “Sistem ini muncul lantaran seringkali petugas perpustakaan yang jumlahnya terbatas, harus melayani sangat banyak mahasiswa terkait pelaporan karya skripsi dan tesis,” ujar Yunianto.
Kebijakkan Unggah Mandiri yang sudah dilaksanakan mulai 1 Mei 2015 ini dinilai sangat memudahkan bagi mahasiwa untuk melakukan pelaporan. Mahasiswa hanya membutuhkan akses internet dan akun email UGM untuk bisa melakukan unggah mandiri pada laman https://unggah.etd.ugm.ac.id/. Kemudian guna mengakses layanan tersebut mahasiswa perlu melakukan verifikasi dan melengkapi data bagi pengguna yang belum pernah masuk pada sistem tersebut.
Selanjutnya, menurut Yunianto, mahasiswa kemudian hanya perlu mengunggah hasil karya akhirnya melalui laman tersebut. Tetapi sebelumnya, mahasiswa harus membuat tujuh file berektensi .pdf dari karya akhir tersebut. Ketujuh file tersebut merupakan bagian-bagian dari tulisan utuh karya akhir. Ketujuh bagian berkasnya yakni, judul, abstrak, daftar isi, pengenalan, kesimpulan, daftar pustaka dan file karya utuh. Ketujuh bagian tersebut nantinya harus diunggah satu-satu perbagian. Khusus untuk mahasiswa dengan jenjang D3/S1 hanya mengunggah ketujuh file tersebut sedangkan untuk mahasiswa S2 harus diberi tambahan dua file yakni, ringkasan dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
Setelah memecah perbagian, penamaan file juga harus di dasarkan pada aturan. Dalam hal ini setiap file harus mencakup jejang studi, tahun pelaporan karya, nomor induk mahasiswa dan judul perbagian. Misalnya, D3/SI/S2-2014-NIM-nama file bagian. Kemudian setelah proses pelaporan tersebut selesai mahasiswa akan mendapat pemberitahuan apakah berkas-berkas sudah seusai standar teknis atau belum via email. Jika sudah sesuai maka mahasiswa akan diberi email balasan dan tinggal melakukan cetak kartu pelaporan untuk dimintakan cap dari Perpustakaan Pusat UGM. Sedangkan jika ditolak mahasiswa harus terlebih dahulu memperbaiki file berkas tersebut.
Untuk menghindari penolakkan file tersebut, sebelum melakukan proses pelaporan Yunianto menyarankan agar mahasiswa mentaati peraturan teknis format karya akhir mahasiswa. “Sebaiknya sebelum melakukan pelaporan baik mengisi form online dan uploading file mahasiswa harus mentaati standard format file. Dalam hal ini misalnya format file harus berekstensi .pdf, memiliki bookmarks pada berkas karya utuh, dan file .pdf tidak boleh berkapasitas lebih dari batas yang ditentukan,” ungkap Yunianto.
Selain itu, Yunianto menyarankan bagi mahasiswa yang melakukan pelaporan karya akhir akan lebih baik mengirimkan pada saat jam kerja dari hari Senin-Jumat pukul 9:00-15:00. Walaupun proses verifikasi dari petugas hanya berkisar 5-10 menit, Yunianto berharap file yang diunggah sebaiknya merupakan file final dan sudah selesai dalam melakukan revisi. “Sebaiknya setelah karya akhir sudah direvisi dan mendapat persetujuan dari dosen pembimbing, mahasiswa harus segera melakukan proses pelaporan karya akhir. Hal ini untuk menghindari penumpukkan berkas pelaporan di pihak petugas dan memudahkan bagi mahasiswa yang ingin wisuda,” ujarnya. (D-OPRC)
