Setiap peserta membawa laptop masing-masing untuk kemudian dipandu oleh pemateri dalam menggunakan Microsoft Office untuk keperluan akademik seperti pembuatan proposal, skripsi, presentasi kuliah, dan sebagainya. Selama pelatihan, peserta diajari berbagai hal teknis. Mulai dari langkah-langkah bagaimana membuat daftar isi, membagi section halaman, membuat cover proposal atau skripsi, langkah-langkah agar daftar isi bisa rapi dan sesuai dengan kebutuhan, bagaimana merubah daftar isi ke angka romawi, dan bagaimana untuk tidak memuat nomor halaman di halaman depan.
Selain itu, dijelaskan pula berbagai macam daftar isi, yakni daftar isi untuk gambar dan daftar isi untuk tulisan. Pemateri juga memberi tahu bagaimana membuat daftar isi yang berisikan dua versi angka yang berbeda seperti angka romawi dimana mahasiswa biasanya cukup kesulitan.
Dalam pelatihan ini, pemateri juga menyampaikan berbagai tips dan trik yang dapat mempermudah penggunaan Microsoft Office tetapi tidak banyak diketahui oleh mahasiswa. Tips dan trik tersebut seperti membuat caption otomatis pada gambar dan memodifikasinya, membuat caption pada tabel, dan membuat daftar pustaka secara otomatis. Membuat daftar pustaka dapat dilakukan secara otomatis menggunakan fitur Bibliography yang akan langsung menyesuaikan dengan versi referensi yang digunakan seperti APA Style.
Microsoft Office 365 memang merupakan versi Microsoft Office terbaru dimana tersedia berbagai fitur yang belum ditemukan di versi sebelumnya. Contohnya ada fitur Smart Lookup yang dapat digunakan untuk mencari definisi dari suatu istilah. Selain itu, ada juga Microsoft Translator yang dapat mentranslate bahasa asing langsung di dokumen. Lebih canggih lagi, Microsoft Office 365 juga dapat memuat gambar 3 dimensi dan memiliki fitur berupa beragam template untuk menulis Curriculum Vitae. Selain penggunaan Microsoft Word, pelatihan ini juga mengajarkan penggunaan Microsoft Excel dan Power Point versi terbaru.
Menurut Faila Ilfana selaku Capacity Building CDC Fisipol UGM, program ini diadakan sebagai upaya untuk memfasilitasi mahasiswa dan staf untuk mengningkatkan pengetahuan dan kemampuan mereka mengenai Microsoft Office.
“Pengetahuan ini dapat digunakan untuk kuliah dan sehari-hari. Jadi, untuk mempermudah teman-teman dan agar teman-teman mengetahui mengenai Microsoft Office versi terbaru ini,” kata Faila.
Faila mengatakan program ini juga sebagai bentuk memanfaatkan fasiltas yang ada di UGM yakni MIC. Menurut Faila, masih banyak mahasiswa yang belum mengetahui mengenai fasilitas tersebut. “Jadi kita mencoba mengenalkan fasilitas itu karena adanya fasilitas MIC sendiri berdampak baik bagi mahasiswa dan karyawan untuk pekerjaan sehari-hari dan juga karir mereka ke depannya,” kata Faila.
Faila berharap semakin banyak mahasiswa maupun staf yang ikut memanfaatkan layanan CDC seperti pelatihan ini. “Semoga publikasinya bisa lebih baik lagi ke depannya agar lebih banyak yang tahu dan manfaatnya dapat dirasakan lebih banyak mahasiswa dan staf baik dalam program ini maupun program lain di CDC, jadi mahasiwa juga lebih aware dengan program kita” kata Faila.
Menurut Cut Khairina Rizki, mahasiswa Departemen Politik dan Pemerintahan yang menjadi peserta pelatihan, program ini sangatlah membantu mahasiswa, terutama untuk mahasiswa tingkat akhir. “Soalnya kita jadi lebih mengenal lebih dalam mengenai Microsoft Office. Biasanya kita tahunya dasar-dasarnya saja tapi ini kita jadi tahu shortcut yang mempermudah kita baik itu dalam menulis tugas akhir maupun tugas-tugas kuliah pada umumnya,” kata Cut.
Senada dengan Faila, Cut berharap antusiasme mahasiswa sebagai peserta pelatihan bisa lebih ditingkatkan. Cut mengatakan bahwa pelatihan ini sangat membantu mengefisienkan kinerja, terutama dalam mengerjakan tugas akhir.
“Mungkin banyak yang bertabrakan dengan jadwal kuliah jadi tidak bisa ikut hadir, tapi untuk teman-teman yang waktunya sedang lowong, bisa diluangkan untuk ikut program semacam ini,” kata Cut. (/hsn)